Rentabilizar firmas de servicios profesionales

Los países más desarrollados se caracterizan por la importancia del sector Servicios, entre los que destacan los servicios profesionales. La evolución tecnológica y económica ha favorecido la creación de firmas que prestan este tipo de servicios (efecto observable actualmente en las firmas dedicadas al marketing digital). Pero una cosa es crear una empresa y otra cosa es lograr que sea rentable a largo plazo, asegurar su sostenibilidad económica.

En los años de bonanza general los números suelen salir razonablemente bien, pero cuando cambia el ciclo y el mercado se estrecha entonces caen las ventas y aparecen las pérdidas.
 

Los remedios habituales tienen tres ingredientes:

 

• Campaña frenética para aumentar la ocupación de los profesionales, muchas veces a costa de fuertes bajadas de tarifas de honorarios.
• Programa de reducción de gastos generales, que así como disminuye las comidas de empresa lo hace también con la inversión en formación del personal.
• Despidos de mandos intermedios, porque son los sueldos más altos luego de los de los socios, y la situación hace que parezca oportuno el recambio generacional.

 

Estos remedios pueden ser efectivos para la supervivencia de una firma, pero no necesariamente ayudan a la sostenibilidad de la misma, a su capacidad de mantenerse sana a lo largo del tiempo. Con ese fin proponemos tres ingredientes distintos: una estrategia adecuada, procesos eficientes, y el control necesario.

 

ESTRATEGIA ADECUADA

 

El principal atributo de una estrategia adecuada es la coherencia existente entre la plantilla de profesionales y la cartera de servicios.

 

La plantilla está compuesta por profesionales con distinto nivel de experiencia, clasificados en categorías (socios, gerentes, consultores) que configuran una “pirámide” jerárquica. Las proporciones entre categorías determinan la forma de esa pirámide y reflejan el grado de “apalancamiento” de los socios (que puede ir del 1:2 de algunos despachos de abogados al 1:25 de una consultora tecnológica). Estos profesionales poseen ciertos talentos, por los que reciben sus retribuciones, que determinan el coste salarial (principal concepto de gasto de estas firmas).

  

Los servicios que se ofrecen tienen unas características de especialización y valor a los ojos de los clientes que producen dos efectos importantes: por un lado condicionan las tarifas que se pueden aplicar, y por otro lado determinan la organización necesaria para prestarlos.

 

La coherencia, el equilibrio entre Profesionales y Servicios no es una simple cuestión de volumen de actividad. La coherencia está en que los servicios que ofrecemos respondan a la forma de pirámide que tenemos, y que el valor de esos servicios esté en consonancia con las retribuciones que pagamos.

 

PROCESOS EFICIENTES

 

En la mayoría de los servicios profesionales una de las claves del éxito está en su capacidad de conseguir contratos (y por eso se espera de los socios que sean grandes vendedores). Por lo tanto el proceso comercial no puede fallar, generando las ventas suficientes para lograr el margen neto esperado (cuidado, que no se trata solo de las horas vendidas sino también de sus tarifas).

 

Otro proceso que debe ser muy eficiente es el de la prestación misma de los servicios. Utilizar los recursos debidos (no más) y cumplir con la calidad esperada es cuestión de talento, gestión del tiempo, metodologías, estándares, soporte tecnológico. En algunos casos hay mucho “arte”, pero en general se basa en “ciencia”.

 

CONTROL NECESARIO

 

El cumplir las tareas de forma efectiva y eficiente no es espontáneo, no está asegurado. Se necesita controlar los procesos de prestación de servicios. Y ahí es donde intervienen actividades de gestión (más allá de las técnicas profesionales de las que se ocupe la firma) como son la planificación y control de proyectos, el análisis de rentabilidad de los casos, el seguimiento de la productividad de los profesionales.

 

En definitiva, a veces son indispensables ciertas medidas para superar el corto plazo, pero si lo que queremos apunta más allá entonces hay que actuar sobre las principales palancas de la rentabilidad, que son las que producirán la sostenibilidad económica.