Es una oportunidad el hecho de que
las tecnologías de la información (TIC) pueden usarse para impulsar la
transformación de la empresa, siendo el cambio general de sistemas una forma de
aprovecharla.
Las decisiones acerca de cómo
seleccionar, implantar y emplear las TIC son ahora más importantes, complejas y
arriesgadas que nunca. Por eso es clave el cómo realizar ese cambio. La
experiencia aconseja seguir un programa de siete pasos:
1 - SABER POR QUÉ SE NECESITAN
NUEVOS SISTEMAS
Tienen que estar muy claras cuales
son las motivaciones del cambio y sus objetivos, y los problemas que se quiere
resolver con las tecnologías. ¿El paso del tiempo ha vuelto obsoletas las
aplicaciones existentes? ¿Se necesita mejor información? ¿Se quiere evolucionar
desde negocios enfocados por funciones hacia negocios enfocados por procesos?
¿Se busca una mejora drástica de la productividad? ¿Se quiere cambiar la forma
de relacionarse con clientes o proveedores?
2 – PREPARAR UN ANALISIS DE VIABILIDAD
CON LOS CAMBIOS CONCRETOS
Es importante que todos los
directivos de la empresa tengan la oportunidad de ponerse de acuerdo sobre el
valor relativo de cualquier cambio de sistemas que se vaya a intentar. Hay que
preparar un análisis coste/beneficio de los cambios recomendados (se trata de
predecir los impactos que tendrán sobre el negocio, tanto positivos como
negativos). Y preparar también un análisis de riesgos lo más equilibrado
posible, teniendo en cuenta todos los riesgos asociados.
3 - COMENZAR POR TRANSFORMAR LOS
PROCESOS
El cambio de sistemas no tiene
sentido sin el cambio de procesos. Las compañías que actualizan sus TIC
conseguirán mejoras significativas sólo si se reorganizan para aprovecharlas.
No hay que cometer el error de colocar ‘parches’ tecnológicos sobre procesos
ineficaces de negocio.
4 - ANALIZAR LAS OPCIONES
TECNOLÓGICAS
Hay que cruzar las necesidades con
los pros y contras de las distintas alternativas existentes para las
arquitecturas de aplicaciones, de datos y técnica. Deben revisarse las
tendencias tecnológicas en temas como cloud computing, aplicaciones centradas
en movilidad, aplicaciones analíticas, gestión de grandes volúmenes de datos,
BPM/SOA, dispositivos móviles (tabletas y teléfonos inteligentes).
5 - SELECCIONAR LA SOLUCIÓN
SOFTWARE MÁS ADECUADA
En la actualidad, sólo aquellas
compañías con requerimientos altamente especializados emplean sistemas
programados a su medida, siendo mayoritario el uso de paquetes de software.
Para seleccionar la solución es necesario que tenga muy claras las necesidades
básicas, y a la hora de buscarla necesita tener en cuenta tres cosas:
• qué oportunidades existen
(aplicaciones en el mercado)
• cómo aprovechar dichas
oportunidades para lograr mejoras significativas
• los costes y beneficios de cada
posible solución.
Para evaluar el software hay que
formar un equipo de evaluación multifuncional con los principales implicados.
Previamente se debe detallar las necesidades, preparando una lista de
requerimientos; más que especificar las funcionalidades normales (que todos
cubren) se trata de identificar las necesidades especiales. Finalmente hay que
establecer una lista final de los paquetes más adecuados, teniendo en cuenta no
solo las funcionalidades de los productos sino también aspectos propios de las
software-houses.
6 – IMPLANTAR LOS NUEVOS PROCESOS
Y SISTEMAS
Muchas compañías utilizan
consultores dado que éstos están acostumbrados a implantar sistemas
continuamente, mientras que la compañía lo hace una vez en cada década. Con o
sin ayuda externa, se necesita desarrollar un plan de implantación detallado.
La clave está en planificar el trabajo en fases cortas que produzcan los
máximos beneficios; hay que evitar abarcar demasiado de una sola vez.
7 – GESTIONAR EL CAMBIO
La correcta implantación de sistemas es como
cualquier otro tipo de cambio empresarial, que depende de la gestión eficaz de
todas las dimensiones organizativas: procesos, estructura, personas y cultura.
En otras palabras, necesita un programa completo de gestión del cambio.
Se debe tener presente que
despreciar la dimensión humana (incluso emocional) del cambio socavará
profundamente cualquier proyecto que dependa de que las personas estén
dispuestas a trabajar en un entorno diferente.
