Siete pasos en el cambio de sistemas

 

 

Es una oportunidad el hecho de que las tecnologías de la información (TIC) pueden usarse para impulsar la transformación de la empresa, siendo el cambio general de sistemas una forma de aprovecharla.

Las decisiones acerca de cómo seleccionar, implantar y emplear las TIC son ahora más importantes, complejas y arriesgadas que nunca. Por eso es clave el cómo realizar ese cambio. La experiencia aconseja seguir un programa de siete pasos:

1 - SABER POR QUÉ SE NECESITAN NUEVOS SISTEMAS

Tienen que estar muy claras cuales son las motivaciones del cambio y sus objetivos, y los problemas que se quiere resolver con las tecnologías. ¿El paso del tiempo ha vuelto obsoletas las aplicaciones existentes? ¿Se necesita mejor información? ¿Se quiere evolucionar desde negocios enfocados por funciones hacia negocios enfocados por procesos? ¿Se busca una mejora drástica de la productividad? ¿Se quiere cambiar la forma de relacionarse con clientes o proveedores?

2 – PREPARAR UN ANALISIS DE VIABILIDAD CON LOS CAMBIOS CONCRETOS

Es importante que todos los directivos de la empresa tengan la oportunidad de ponerse de acuerdo sobre el valor relativo de cualquier cambio de sistemas que se vaya a intentar. Hay que preparar un análisis coste/beneficio de los cambios recomendados (se trata de predecir los impactos que tendrán sobre el negocio, tanto positivos como negativos). Y preparar también un análisis de riesgos lo más equilibrado posible, teniendo en cuenta todos los riesgos asociados.

3 - COMENZAR POR TRANSFORMAR LOS PROCESOS

El cambio de sistemas no tiene sentido sin el cambio de procesos. Las compañías que actualizan sus TIC conseguirán mejoras significativas sólo si se reorganizan para aprovecharlas. No hay que cometer el error de colocar ‘parches’ tecnológicos sobre procesos ineficaces de negocio.    

4 - ANALIZAR LAS OPCIONES TECNOLÓGICAS

Hay que cruzar las necesidades con los pros y contras de las distintas alternativas existentes para las arquitecturas de aplicaciones, de datos y técnica. Deben revisarse las tendencias tecnológicas en temas como cloud computing, aplicaciones centradas en movilidad, aplicaciones analíticas, gestión de grandes volúmenes de datos, BPM/SOA, dispositivos móviles (tabletas y teléfonos inteligentes).

5 - SELECCIONAR LA SOLUCIÓN SOFTWARE MÁS ADECUADA

En la actualidad, sólo aquellas compañías con requerimientos altamente especializados emplean sistemas programados a su medida, siendo mayoritario el uso de paquetes de software. Para seleccionar la solución es necesario que tenga muy claras las necesidades básicas, y a la hora de buscarla necesita tener en cuenta tres cosas:

• qué oportunidades existen (aplicaciones en el mercado)

• cómo aprovechar dichas oportunidades para lograr mejoras significativas

• los costes y beneficios de cada posible solución.

Para evaluar el software hay que formar un equipo de evaluación multifuncional con los principales implicados. Previamente se debe detallar las necesidades, preparando una lista de requerimientos; más que especificar las funcionalidades normales (que todos cubren) se trata de identificar las necesidades especiales. Finalmente hay que establecer una lista final de los paquetes más adecuados, teniendo en cuenta no solo las funcionalidades de los productos sino también aspectos propios de las software-houses.

6 – IMPLANTAR LOS NUEVOS PROCESOS Y SISTEMAS

Muchas compañías utilizan consultores dado que éstos están acostumbrados a implantar sistemas continuamente, mientras que la compañía lo hace una vez en cada década. Con o sin ayuda externa, se necesita desarrollar un plan de implantación detallado. La clave está en planificar el trabajo en fases cortas que produzcan los máximos beneficios; hay que evitar abarcar demasiado de una sola vez.

7 – GESTIONAR EL CAMBIO

 La correcta implantación de sistemas es como cualquier otro tipo de cambio empresarial, que depende de la gestión eficaz de todas las dimensiones organizativas: procesos, estructura, personas y cultura. En otras palabras, necesita un programa completo de gestión del cambio.

Se debe tener presente que despreciar la dimensión humana (incluso emocional) del cambio socavará profundamente cualquier proyecto que dependa de que las personas estén dispuestas a trabajar en un entorno diferente.