¿Le ayuda su sistema de costes a tomar decisiones?

Generalmente los sistemas de costes cumplen dos funciones: ayudan a determinar el beneficio del ejercicio y sirven para controlar el nivel de gasto y evaluar la gestión. Pero habitualmente dejan un flanco al descubierto ya que no son efectivos en apoyar la toma de decisiones.

Las dos primeras funciones tienen la ventaja de que pueden ser satisfechas mediante técnicas de costes tradicionales, y a través de procesos mecanicistas, repetitivos, en los que las entradas y salidas de información, así como su tratamiento, pueden estar preestablecidas. Pero, apoyar a las decisiones es otra cosa;  las cifras a considerar y el tratamiento a darles dependen de la decisión que se quiera tomar. Esta situación se resume en la frase “costes distintos para propósitos distintos”.

Estrictamente hablando, los costes relevantes para tomar una decisión concreta son los costes futuros (no los históricos) y los costes diferenciales (relacionados a esa decisión y tomando una alternativa como punto de referencia), y en ocasiones hay que considerar también los costes de oportunidad. Por lo tanto, las cifras contables ya no sirven por sí mismas, se hace necesario reelaborar los datos y añadir otra información extracontable.

DECISIONES SOBRE PRODUCTOS

Distintos estudios muestran que, cuando en una empresa existen muchos productos, no solo se cumple la regla del 80-20 (el 20% de los productos genera el 80% de las ventas), sino que sólo la mitad de los productos son rentables. En la mayoría de los casos esta situación se mantiene por falta de información adecuada al nivel de producto individual.

Una mejor información sobre la rentabilidad de los productos permite decisiones como cambiar los precios, cambiar la mezcla de productos, rediseñar productos, cambiar las políticas operativas, mejorar el proceso productivo, o eliminar productos.

El sistema de costes tiene que asegurar que la mecánica que utiliza no produce desviaciones significativas entre el coste "real" y el coste "calculado" de los distintos productos, y que por lo tanto los costes atribuidos ayudan a sacar a la luz las diferencias de rentabilidad. En la realidad estas diferencias tienden a darse en los productos que se fabrican en volúmenes bajos, contra pedido y se originan en el distinto consumo de actividades indirectas.

DECISIONES SOBRE CLIENTES

Los estudios muestran que aquí también se da que, cuando se atribuyen los costes adecuadamente,  solo la mitad de los clientes aportan rentabilidad, con la característica de que los grandes clientes tienden a estar en los extremos: o son los más rentables o son los menos rentables.

Las decisiones que pueden tomarse con una mejor información de la rentabilidad de clientes se refieren a proteger a los clientes rentables, desprenderse de los no-rentables y renegociar precios o relaciones sobre la base del "coste de servir” (concepto que considera todos los aspectos que hacen que un cliente tenga un coste diferencial).

Entre las características que hacen que se produzcan diferencias entre clientes destacan la producción o envío estandarizado versus a la medida, y los pedidos de altos volúmenes versus de bajo volumen.

Como puede verse, son muy significativas las aportaciones que puede hacer un sistema de costes que apoye efectivamente la toma de decisiones. Por eso debe considerarse este aspecto como una función básica y prioritaria de tales sistemas.